Kobalt

Privacybeleid

Kobalt IT B.V. gaat zorgvuldig en transparant om met persoonsgegevens. In dit beleid leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag en welke rechten u heeft conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Laatst bijgewerkt: 1 juni 2026.

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Kobalt IT B.V. via onze website, in onze dienstverlening en in het contact met (potentiële) klanten, sollicitanten, leveranciers en andere relaties. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de AVG en de overige toepasselijke privacyregelgeving.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerkingen is:

Voor vragen over privacy en de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via info@kobaltnl.com. Wij hebben geen wettelijke verplichting om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; privacyvraagstukken worden intern behandeld door een vast aanspreekpunt.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met Kobalt verwerken wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Contact- en identificatiegegevens: naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en postadres.
  • Communicatiegegevens: de inhoud van berichten, aanvragen via ons contactformulier, e-mailcorrespondentie en verslagen van gesprekken.
  • Klant- en administratiegegevens: gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, facturatie en debiteurenbeheer, waaronder contactpersonen en betaalgegevens van de organisatie.
  • Toegangs- en beheergegevens: accountnamen en toegangsgegevens van beheerders in het klantportaal en, in het kader van onze dienstverlening, technische logging en auditgegevens.
  • Sollicitatiegegevens: gegevens die u aan ons verstrekt wanneer u solliciteert, zoals cv, motivatiebrief en overige door u gedeelde informatie.
  • Technische gegevens van de website: uitsluitend gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de veilige en correcte werking van de website (zie ook het onderdeel Cookies).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke voorkeur), tenzij dat onvermijdelijk is en u die gegevens zelf actief aan ons verstrekt.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor welbepaalde doeleinden en op basis van een geldige grondslag uit de AVG:

  • Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): het leveren van onze diensten, het beheren van uw omgeving, het bieden van support en het afhandelen van incidenten.
  • Nakoming van een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): onder meer het voeren van een deugdelijke administratie en het voldoen aan fiscale bewaarplichten.
  • Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): het onderhouden van klantrelaties, het beveiligen van onze systemen en die van onze klanten, het beantwoorden van aanvragen en het verbeteren van onze dienstverlening. Wij wegen daarbij steeds uw belangen en rechten af tegen onze belangen.
  • Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): wanneer wij u expliciet om toestemming vragen, bijvoorbeeld voor het ontvangen van bepaalde berichten. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

Sollicitatiegegevens verwerken wij om uw sollicitatie te beoordelen en de wervingsprocedure uit te voeren, op basis van uw toestemming en ons gerechtvaardigd belang bij het invullen van openstaande functies.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of dan wettelijk vereist is. Wij hanteren onder meer de volgende richtlijnen:

  • Klant- en contractgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zo lang als nodig is voor de afwikkeling en eventuele aanspraken.
  • Administratieve en fiscale gegevens: zeven jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.
  • Contactaanvragen: tot maximaal twaalf maanden nadat de aanvraag is afgehandeld, tenzij hieruit een relatie ontstaat.
  • Sollicitatiegegevens: tot vier weken na afronding van de procedure, of met uw toestemming maximaal één jaar.
  • Technische logging: gedurende een beperkte periode die noodzakelijk is voor beveiliging, foutopsporing en het voldoen aan afspraken in de dienstverleningsovereenkomst.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

5. Ontvangers en verwerkers

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden. Ontvangers kunnen zijn:

  • Verwerkers die in onze opdracht gegevens verwerken, zoals aanbieders van hostinginfrastructuur, ondersteunende software en communicatiemiddelen. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin passende waarborgen zijn vastgelegd.
  • Adviseurs en dienstverleners zoals onze accountant, wanneer dat nodig is voor de administratie of de nakoming van wettelijke verplichtingen.
  • Bevoegde instanties, uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij hosten en verwerken persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Unie. Indien in een specifiek geval gegevens buiten de Europese Economische Ruimte zouden worden verwerkt, doen wij dat uitsluitend met passende waarborgen zoals door de AVG voorgeschreven. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

6. Cookies en tracking

Onze website is bewust eenvoudig en privacyvriendelijk opgezet. Wij gebruiken geen externe trackers, geen advertentienetwerken, geen sociale-mediaknoppen die u volgen en geen externe statistiek- of analysediensten. Er worden geen gegevens over uw bezoek gedeeld met derde partijen.

De website plaatst uitsluitend functionele, strikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn voor de basiswerking en beveiliging, bijvoorbeeld om een ingelogde sessie in het klantportaal te onthouden. Voor dergelijke strikt noodzakelijke cookies is op grond van de wet geen voorafgaande toestemming vereist. Wij bouwen geen profielen op en volgen u niet over websites heen.

7. Beveiliging

Kobalt neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Denk aan versleuteling van verbindingen, strikt toegangsbeheer volgens het principe van minimale rechten, logging en monitoring, en interne procedures voor het veilig omgaan met gegevens. Beveiliging is een kerntaak van onze dienstverlening en wij evalueren onze maatregelen doorlopend.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
  • Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
  • Recht op verwijdering van uw gegevens, voor zover daar geen wettelijke bewaarplicht of ander gerechtvaardigd belang aan in de weg staat.
  • Recht op beperking van de verwerking.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt.
  • Recht van bezwaar tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.
  • Recht om toestemming in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming berust. Het intrekken heeft geen terugwerkende kracht.

U kunt een verzoek indienen via info@kobaltnl.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand. Om uw verzoek te kunnen behandelen, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Aan de behandeling van een verzoek zijn in beginsel geen kosten verbonden.

9. Klacht bij de toezichthouder

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van gewijzigde regelgeving of dienstverlening. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van laatste wijziging. Wij raden u aan dit beleid periodiek te raadplegen.

11. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op:

Ons kantoor is bereikbaar op werkdagen van 09.00 tot 18.00 uur. Voor incidenten geldt onze 24/7 standby volgens de afgesproken SLA.